LİNUX KULLANICILARI DERNEĞİ
ÇALIŞMA GRUPLARI YÖNETMELİĞİ
AMAÇ
Madde 1 – Linux Kullanıcıları Derneği Tüzüğü’nün ilgili Madde 8.2.1 Maddesi (h) bendi uyarınca oluşturulacak çalışma gruplarının kuruluş biçimlerini, çalışma yöntemlerini, görev ve yetkilerini belirlemektir.
DAYANAK
Madde 2 – Medeni Kanun, Dernekler Kanunu, ikincil mevzuat ve yönetmelikler, Linux Kullanıcıları Derneği Tüzüğü, Linux Kullanıcıları Derneği Disiplin Yönetmeliği.
TANIMLAR
Madde 3 – Çalışma Grubu; bilimsel, teknik, sosyal, kültürel ve toplumsal konularda çalışma ve araştırmalar yapan komite, proje grupları, öğrenci kulübü ve atölyeler gibi grupların ortak adıdır. Öğrenci kulübü ve atölyeler haricinde tüm Çalışma Grupları kendi içlerinden seçilen Yürütme Kurulu vasıtasıyla yönetilirler.
Yürütme Kurulları en az 3 (üç) en çok 7 (yedi) üyeden oluşur.
Dernek üyeleri dışındaki kişiler gönüllü olarak çalışma gruplarında Dernek üyeleri ile birlikte görev alarak çalışmalara katkı verebilir ancak bu onlara Dernek üyeliği veya üyelikten kaynaklanan hakları kazandırmaz. Dolayısı ile Dernek üyeleri dışındaki kişiler Çalışma Gruplarının Yürütme Kurullarında yer alamazlar.
Bu tanım kapsamında Çalışma Grubu türleri şunlardır:
- Komiteler: Derneğin daimi çalışma birimleridir. Etkinliklerin düzenlenmesi, duyurulması, yayınlar hazırlanması gibi alanlarda görevdeki Yönetim Kurulu’nun çalışmalarına destek veren birimlerdir. Bu birimler Derneğin mevcut çalışma programı, bu yönetmelik ve varsa bu yönetmeliğe uygun Yönetim Kurulu tarafından hazırlanan, görev alanını ve gerçekleştirilmesi gereken faaliyetleri tanımlayan, çalışma ilkelerini, dikkat edilmesi gereken konuları açıklığa kavuşturan kendi faaliyet yönetmelikleri doğrultusunda hareket ederler. Komiteler daimi organlar olduğu için Dernek Genel Kurulu ile seçilen Dernek Yönetim Kurulu’nun görev yaptığı yönetim dönemlerinde Komite üyelikleri otomatik olarak sona ermezler. Ancak komitelerin Yürütme Kurullarının görev süreleri Dernek Yönetim Kurulu’nun yönetim dönemi ile sınırlıdır. Dolayısı ile Dernek Genel Kurulu sonrasında her komitenin Yürütme Kurulunun yeni seçilen Yönetim Kurulu tarafından Genel Kurul Sonuçlarını yasal bildiriminden sonra yeniden belirlenmesi gerekir. Yeni Yürütme Kurulu, Yönetim Kurulu tarafından atanana kadar eski Yürütme Kurulu görevini sürdürür.
Aşağıdaki komiteler Dernek çalışmaları ile bağlı olarak sürekli olarak kurulan komitelerdir.
- Mustafa Akgül Özgür Yazılım Kampı Komitesi
- Seminer ve Davetli Konuşmacı Komitesi
- Özgür İçerik ve Belgelendirme Komitesi
- Özgür Lisanslar ve Açık Standartların Yaygınlaştırılması Komitesi
- Görünürlük Çalışmaları Komitesi
- Ödül Komitesi
- Proje Grupları: Hedefi, kapsamı ve bütçesi önceden belirlenmiş bir konuda süreli çalışmalar yürüten çalışma gruplarıdır. Çalışmanın tamamlanmasıyla proje grubunun varlığı son bulur.
- Atölyeler ve Öğrenci Kulüpleri: Yönetici bir üye sorumluluğunda Seminer ve Davetli Konuşmacı Komitesi’ne bağlı olarak kısa süreli teknik, bilimsel, kültürel, sosyal, sanatsal faaliyetler ve tanıtım çalışmaları yürüten çalışma gruplarıdır. Yönetici üye Seminer ve Davetli Konuşmacı Komitesi toplantılarına katılarak çalışmalar hakkında bilgi vermekle yükümlüdür.
KURULUŞ
Madde 4 – Çalışma gruplarının amacı, Dernek Tüzüğü’nde belirlenen çalışma konularında genel veya özel ilgi, deneyim ve birikim gerektiren alanlarda araştırmalar yapmak, bilgi paylaşmak, yaymak ve etkinlikler yapmaktır.
Tüzüğün ilgili maddesi doğrultusunda gereksinim halinde Yönetim Kurulu’nun talebi veya üyelerden gelen teklif üzerine kuruluş amacı ve gerekçesini, bütçesini, gerekli girdi ve kaynaklarını kapsayan, Yönetim Kurulu’ndan beklenen destek ve katkıları içeren rapor hazırlamak kaydıyla Yönetim Kurulu kararı ile kurulur.
Çalışma Gruplarında bulunan kişilerin üstlendikleri görev ve sorumluluklar bireysel olarak tanımlanabileceği gibi ekip halinde de tanımlanabilir. Ancak ekip halinde görevin üstlenilmesi, ekiplerin kendi içlerinde bir organizasyon şeması, alt-üst hiyerarşisi ve karar alma biçimi oluştuğu anlamına gelmez.
Kapsamlı bir çalışma düzeni gerektirecek olan görevlerin başarısını temin etmek amacı ile Çalışma Gruplarının çalışma kapsamı ve ölçeğine bağlı olarak Çalışma Grupları bünyesinde alt gruplar oluşturulabilir. Ancak bu alt grupların oluşturulması, ilgili alt gruplara üye kabulü, üye sayısı, alt grupların içindeki karar alma biçimi gibi konular ilgili çalışma grubunun Yürütme Kurulu önerisi ile Dernek Yönetim Kurulu kararı ile belirlenir.
Çalışma Grubuna üye olabilmek için Linux Kullanıcıları Derneği’ne üye olup, ilgili mevzuat gereği üyelik koşullarını ve Dernek Tüzüğü’nde bulunan koşulları eksiksiz yerine getirmiş olmak gerekir. Ancak bu şartlar herhangi bir üyenin herhangi bir Çalışma Grubuna istediği zaman otomatik olarak üye olacağı anlamına gelmez. Tüm üyelerin Çalışma Gruplarına katılması bu yönetmelikte açıklanan prosedürden geçmek zorundadır.
ÇALIŞMA BİÇİMİ
Madde 5 – Çalışma döneminde etkinlik göstermesi öngörülen yeni Çalışma Grupları ile bir önceki dönemden etkinlikleri sürenler, Dernek üyelerine tanıtılır ve katılım için çağrı yapılır. Çalışma Gruplarında görev almak isteyen Dernek üyeleri, Dernek Genel Sekreteri’ne isimlerini bildirirler. Toplantılarla ilgili duyurular, Dernek Genel Sekreteri’ne isim bildirmiş olanlara yapılır. Özür bildirmeden üst üste 4 (dört) kez toplantılara katılmayanların Çalışma Grubu üyeliği kendiliğinden son bulur.
Her bir Çalışma Grubunun ilk toplantısının çağrısı Yönetim Kurulu tarafından yapılır. Bundan sonraki toplantıların gün ve saatlerini Çalışma Grubu, Dernek Genel Sekreteri bilgisi dâhilinde kendisi saptar. Yönetim Kurulu, işin öncelik ve ivediliği halinde Çalışma Grubunu olağanüstü toplantıya çağırabilir.
Çalışma Gruplarının Yönetim Kurulu ile iletişimini sürekli kılmak amacıyla Yönetim Kurulu asıl üyelerinden en az biri, Çalışma Gruplarında görev alır. Çalışma Grupları, ilk toplantıda Yürütme Kurulu üyeleri arasından bir başkan ve bir yazman belirler. Çalışma Grubu Başkanı, toplantılara başkanlık etmenin ötesinde, Çalışma Grubunun sözcüsüdür. Yazman ise toplantı tutanaklarının düzenli tutulması, dosyalanması ve belgelenmesinden sorumludur.
Dernek Genel Sekreteri, toplantı tarihinin duyurulması, gerekli toplantı yerinin düzenlenmesi, çevrim içi toplantılar için gerekli teknik alt yapının oluşturulması, gerekebilecek belgelerin sağlanması, çoğaltılması gibi hizmetleri konusunda Çalışma Grubu Başkanı ve Çalışma Grubu Yazmanına yardımcı olur. Ancak Başkan ve Yazmanın, bu desteği alabilmesi için gerekli ön çalışmalarını toplantıdan yeterince erken bir zaman içerisinde tamamlamış olması gerekir. Sağlanması gereken altyapının Dernek bünyesinde bulunan kaynaklar ile sağlanması durumunda bu süre en az 2 iş günü, Dernek dışındaki kişi ve kuruluşlardan temin edilmesi gereken kaynaklar ile sağlanması durumunda ise bu süre en az bir haftadır.
Toplantı gündemi, bir önceki toplantıda saptanmamış ise, Başkan ve Yazman tarafından o toplantıya hazırlanarak getirilir. Toplantıların gündemle açılması esastır, ancak gündeme öneri üzerine ek yapılabilir. Sonradan eklenenler dahil toplantı gündemleri, toplantı sırasında kayda geçirilmesinde gerek görülen konular, toplantılarda alınan kararlar toplantı tutanağına işlenir. Toplantıda üzerinde konuşulan bilgi, belge ve raporlar ise tutanakların anlaşılmasına yardımcı olmak adına ek olarak kayda geçer. Tutanaklar, belgeler, kararlar ve raporlar Dernek Sekreteri tarafından Çalışma Grubu için ayrılmış dosyalarda saklanır. Bu nedenle başkan ve yazman bu tür dosyaları her an Yönetim Kurulu’nun erişimine açık tutmakla sorumludur. Dosyaların sayısal ortamda üretilmesi ve paylaşılması özellikle tercih edilen yöntemdir. Dernek tarafından sağlanan sayısal dosya paylaşım altyapısı mevcut ise bu altyapının kullanılması önceliklidir. Ancak uygun üçüncü altyapılar da kullanılabilir. Bu anlamda uygunluk Çalışma Grubu üyeleri ve Dernek Yönetim Kurulu üyelerinin erişimi için engel oluşturmayan, kullanımı herhangi bir biçimde sınırlamayan, verilerin istendiğinde dışarıya çıkarılabilmesi için teknik olanakları bulunan ve kullanıcı mahremiyetine dair temel haklara saygılı üçüncü altyapılar da kullanılabilir.
Çalışma Grubu toplantı karar tutanakları ve katılım çizelgesi Yazman üye tarafından Dernek Genel Sekreteri’ne teslim edilir.
Çalışma Grubunun bir toplantı periyodu bulunacaktır. Bu toplantı periyodu, yapılacak işlerin türüne bağlı olarak Çalışma Grubu Yürütme Kurulu tarafından belirlenir. Ancak Çalışma Gruplarının amaçları ve görevlerine bağlı olarak öngörülen periyottan daha sık toplanması gerekir ise bu toplantılar ihtiyaca göre daha sık da yapılabilir.
GÖREV YETKİ VE FAALİYETLERİ
Madde 6 – Çalışma Gruplarının görevi, kuruluş amaçlarına uygun olarak Yönetim Kurulu tarafından belirlenerek kendilerine verilen veya kendilerince teklif edilip Yönetim Kurulu’nca kabul edilen konuların incelenmesini, değerlendirilmesini ve karara bağlanmasını kapsar. Bu kararları Yönetim Kurulu aynen kabul edebileceği gibi reddetmeye veya üzerinde değişiklik yapılması talebiyle Çalışma Grubuna iadeye yetkilidir.
Çalışma Grupları yapacakları tüm faaliyetler ve görevlendirmeler için önce Yönetim Kurulu onayını alırlar.
Çalışma Grubunun etkinlikleriyle ilgili olarak gerçek veya tüzel kişilerle kurulacak ilişki için Yönetim Kurulu gerekli görürse Çalışma Grubu Başkanını veya çalışma grubunun bir üyesini görevlendirebilir. Yönetim Kurulunca yetki verilmedikçe Çalışma Grubu üyeleri, etkinlikleri çerçevesinde de olsa Derneği temsil edemezler.
Çalışma Grubu, çalışma dönemi süresince varsa yapılacak harcamalar için planlama aşamasında bütçe hazırlayarak Yönetim Kurulu’nun ön onayını almak zorundadır. Yönetim Kurulu, çalışma grubunun taleplerini Dernek bütçesi çerçevesinde Sayman aracılığıyla değerlendirir ve Çalışma Grubuna geri bildirimde bulunur. Çalışma Grubu, etkinliklerini bu geri bildirim ışığında düzenler.
Çalışma Grubu ücretsiz düzenlenecek etkinlikler için sponsor kanallarını araştırırlar. Ancak sponsorlar ile sözleşme imzalanması, Derneği bu konuda temsil etme konusunda Dernek Yönetim Kurulu tarafından verilen karar ile yetki verilmiş kişiler tarafından gerçekleştirilecektir. Bu konuda bir atama yapılmamış ise sponsorlar ile sözleşme imzalama yetkisi sadece Dernek Yönetim Kurulundadır.
Sempozyum, seminer, eğitim kursları, bilimsel ve teknik toplantılar, tanıtım çalışmaları, halka yönelik eğitim programları vb. düzenlerler.
Bilimsel ve teknik araştırmaları teşvik eder ve düzenlerler.
Kitap, rehber, kısa raporlar ve her türlü basılı materyali hazırlarlar.
Belirli konularda ayrıntılı değerlendirme ve araştırma yapmak üzere; diğer Çalışma Grupları veya diğer kuruluşlar ile ortaklaşa inceleme, araştırma grubu veya ortak görüş oluşturma amaçlı Çalışma Grupları kurabilirler.
De facto ve de jure standart ayrımı yapmaksızın, ulusal ve uluslararası standartların belirlenmesi, yerelleştirilmesi ve yaygınlaştırılmasında görev alırlar.
Genel ve yaygın olarak kullanılan özgür yazılım ve içerik lisanslarının tanıtılması, yaygınlaştırılması ve Türkçe çevirilerinin oluşturulmasını sağlarlar.
Kendi faaliyet alanlarında bulunan ulusal veya uluslararası dernekler veya bu derneklerin çalışma grupları, eğitim kuruluşları ve diğer kuruluşlar ile ilişkiler kurarlar.
Diğer kuruluşlar ile ortak amaçlı çalışma gruplarında Derneğin tüzel kişiliğini temsil etme söz konusu olduğu için bu işbirliklerinin içeriği ve Derneği temsil edecek kişilerin yetkileri, Yönetim Kurulu tarafından karar alınarak açık ve net biçimde belirlenecektir.
GÖREVDEN ALMA
Madde 7 – Yönetim Kurulu, Çalışma Grubu Yürütme Kurulu üyelerinin birini veya tamamını;
a) Yasalara, ilgili mevzuata ve Derneğin Tüzük ve Yönetmeliklerine aykırı hareket etmesi durumunda,
b) Yönetim Kurulu’ndan onay alınmaksızın iletişim kanalları kullanılarak kamuoyuna Linux Kullanıcıları Derneği adına açıklamalar yapılması durumunda
görevden alır ve Disiplin Kurulu’na sevk eder.
Görevden alınan üyelerin yerine Çalışma Grubu Yürütme Kurulu üyesi seçimi, Çalışma Grubu’nun bir sonraki toplantısında gerçekleştirilir.
FAALİYETİN SONA ERMESİ
Madde 8 – Çalışma Gruplarının;
a) Çalışma Grubu’nun üyelerinin çoğunluğunun istifa etmesi durumunda veya
b) Kuruluş raporunda ve çalışma programında belirtilen amaçlarını gerçekleştirmiş çalışma gruplarının, sonuç raporunu Yönetim Kurulu’na sunması ile faaliyeti sona erer.
Yeni kurulan veya Yürütme Kurulu üyelerinin ayrılması, görevden alınması gibi bir nedenle Yürütme Kurulu belirlenmesi gereken bir Çalışma Grubu için, en çok 60 (altmış) gün içerisinde kendi üyeleri içerisinden bir Yürütme Kurulu oluşturulamazsa, bu Çalışma Grubu feshedilmiş sayılır.
Komiteler Dernek’in daimi çalışma birimleri olduğu için faaliyetlerinin sona ermesi yalnızca Dernek Yönetim Kurulu kararı ile faaliyetlerine son verilmesi yolu ile olur.
YÜRÜRLÜK
Madde 9. Bu yönetmelik yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.
YÜRÜTME
Madde 10. Bu yönetmelik hükümlerini Yönetim Kurulu ve Yönetim Kurulu adına görevlendirilecek kişiler yürütür.
Son güncelleme 22 Şubat 2023